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谈中小企业应收账款内部控制

时间:2017-03-15 13:48  来源:未知  阅读次数: 复制分享 我要评论

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谈中小企业应收账款内部控制
 
【摘 要】应收账款的定义是指中小企业在生产经营活动中,因销售了商品或者提供了劳务,而应该向购货或者接受劳务的单位收取的账款。面对现在的信用社会,我国大部分竞争性行业大都数面临着“销售难、收款更难”的艰苦困境。适当的应收账款是中小企业适应市场环境竞争、增加销售量、节约因存货而占用的资金及其降低存货成本的需要。
在金融危机的影响下,应收账款作为中小企业资金链上的重要环节之一,关系到中小企业的生存及其发展。本文以临海伯利发灯饰制造有限公司的应收账款内部控制中存在的问题为例,提出了如何加强中小企业应收账款内部控制的有效措施。
【关键词】:应收账款  内部控制  风险  对策
 
中图分类号:             文献标识码:            文章编号:
 
The warning of Microfinance crisis in India to China 
zhouxiaojuan’
Abstract:Microfinance was originally conceived to provide low-interest loans to poor people to help them achieve the ultimate desire to get rid of poverty。But in India,due to the  over-commercialization of microfinance companies’ operation,microfinance companies’ high interest rates and high profit margins attract the influx of private capital in India and international hot money,making microfinance industry into a speculative capital leading industry,and ultimately led to a serious microfinance crisis。This paper analyzes reasons for the outbreak of the Indian microfinance crisis。Comparing the development of microfinance in India with China,it pointed out that China must learn from the lessons of the Indian microfinance crisis to better promote microfinance market.
Key Words:microfinance,speculative capital,interest rate,risk management,regulation
 
随着经济的发展以及商业信用的推行,现在的中小企业应收账款明显的增多了,特别是最近几年,较多的中小企业的应收账款数额只高不下,严重阻碍了中小企业资金的周转,加大了中小企业的经营风险,应收账款的管理已经成为了中小企业经营过程中日益重要的问题。应收账款是指企业所拥有的,要经过一定时的期间才能兑现的债权。所以,要强化应收账款的管理,尽量减少或者避免损失发生,从而保证中小企业经营活动的正常进行及其利润的提高是十分必要的。中小企业应该要采取有效的措施,认真的加以预防及解决应收账款。本文以临海伯利发灯饰制造有限公司为例,对应收账款在中小企业的应用中存在的问题进行了分析,并提出相应的解决对策。
一、构建应收账款内部控制制度的现实意义  
    加强中小企业应收账款的内部控制制度,对于减少企业资金的积压、改善企业内部经营管理十分重要。伯利发公司能够正确了解内部控制的作用,对于正常经营的资金保障、实现资产保值增值、降低公司财务风险,具有重要意义。
(一)企业正常经营的资金保障 
    在我国绝大部分中小企业大都没有形成完善的公司制度结构,内部控制薄弱,并且缺乏有效的监督机制。有部分中小企业内部会计监督不力、控制和管理不强。根据数据统计,美国企业的应收账款拖欠期平均为37天,而我国中小企业平均为90天,应收款占流动资金的比重达50%以上,远远高出发达国家20%的水平。随着现在经济的发展,中小企业应收账款的数额明显增多,应收账款的回收是企业正常经营的保障。
(二)实现资产保值增值
保证应收账款的全额收回,防止坏账的形成;如果大量资金被应收账款占用,那么会使资金丧失了时间价值,公司也不得不放弃投资其他收益的机会。因此,保证资金及时收回才能实现资产的保值增值。
二、应收账款管理的原则
    中小企业的管理人员及其销售人员等,都必须要了解到账款管理的重要性,并坚持遵守应收账款管理的一般原则:
(一)重视客户的信用调查并随时监控其经营状况
    在双方合作关系即将确立之前,我们要通过多种方式调查客户的信用状况,尽量避免赊销产品给那些信用状况较差的客户;并且要根据客户的日常变化随时监控其财务状况,客户的变化是其财务状况不良的信号,比如:经营面积变小;管理人员变动频繁;财务部门经常出现***人员等。一旦发现有这些危险信号,就要停止与其合作,不可为了眼前的经济效益而使得呆账、账的产生。
(二)签订合同时详细约定货款的结算周期、方式并实施内部稽核
在签订销售合同时,双方要具体约定货款结算的时间、方式等内容,如果约定不清,会为今后合作过程中的账款管理带来风险。还要严格执行货款结算的相关约定,如果相关约定发生动摇,客户会因此而争取更大的赊销额度,那么就会形成了恶性循环,要想再恢复良性的账款循环就更难了。
内部稽核制度的建立,内部稽核单位和人员的设置,从而对应收账款管理加强监督,对于应收账款管理中存在的问题及时进行挖掘,并对应收账款的管理控制及时的提出改进措施。
(三)企业内部建立严格的财务和账款管理制度并定期实施轮岗制度
   企业内部必须建立对账款管理的制度:财务部要建立基本的账款管理制度,并对账款管理的形成进行监督及其约束;对销售人员的账款管理要有具体规定,避免销售人员因辞职而带来的账款风险;并在应收账款管理以及控制关人员中实行定期轮岗。应收账款管理以及控制中的舞弊行为可以通过轮换岗位而减少。三、从内控角度分析公司产生大量不良应收账款的原因
(一)控制环境不理想
    内部环境是实行内部控制的基础,在日益激烈的市场环境中,虽然赊销扩大了销售,增强了竞争力;增加了收入,提高了盈利能力;减少了库存,降低了存货风险以及管理的开支,成为了公司扩大市场占有率、销售的主要竞争手段。但是由于很多客户都缺乏商业信用,找各种理由故意拖欠,造成大量应收账款难以及时收回。客户缺乏诚信是造成不良应收账款的外在原因。此外,公司议事不规则、制度结构不完善,不重视应收账款管理中不相容职务分离控制,进而不能形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。
(二)缺乏有效的信息沟通及必要的过程控制
在应收账款管理中因为权责不够明确,而使部分销售人员盲目采用赊销战略,忽略了客户的信用情况、生产经营状况,将产品赊销给对方,既不与对方及时对账,也不及时与财务部门进行沟通、核对及信息反馈。因为财务部人员对客户的信用状况不了解,导致催收、清理的不及时,出现了呆账、死账。
(三)风险意识薄弱
    目前,大部分中小企业没有完善属于自己的赊销制度,对那些逾期的应收账款能否收回及其能收回多少完全没有底。该公司的管理人员只重视销售利润,盲目追求业绩,对客户的信用缺乏了解。为了抢占市场占有率,调动销售人员的积极性,实行了薪酬与经济效益挂钩,而销售人员为了个人利益,只关心销售指标的完成,不断增加了的销售量,对货款能否收回漠不关心,使得公司的应收账款大量的增多;在事先并没有对客户的资信度作深入了解、调查、评估的情况下,通过赊销吸引客户,虽然表面有较高的利润产生,但忘了考虑流动资金不能及时回笼而存在的问题。因为赊销的应收账款只会虚增利润,加重公司的负担,引发财务危机。
(四)应收账款的会计监督相当薄弱
    内部监督是领导者为了确保经济活动按设计的目标运行的重要手段。《企业财务准则》有中明确规定:各种应收账款应当及时清算、催收,并要定期与客户对账核实。经过确认无法收回的应收账款已经计提坏账准备的,应该要冲减坏账准备;没有计提坏账准备的,应该要确认坏账损失,计入当期的损益。但实际工作中,公司对发生的应收账款并没有及时清算、催收、对账核实,从而造成了高销售额、低经济效益的局面。
四、临海伯利发公司应收账款的管理现状
(一)行业背景
临海伯利发灯饰制造有限公司位于浙江省临海市东城镇,是一家专业生产及出口圣诞灯饰系列的公司,还是浙江省规模较大的灯饰专业生产厂家之一。该公司节日灯的品种多,规格全,款式新,产品有微型灯串、网灯、低压灯、窗帘灯、装饰花色灯、桥灯、LED灯、彩虹管灯十几大类,上百种规格型号,并且大多数产品已获得GS、CE、CB、BS及北欧四国证书认证。
(二)坏账损失率高,造成企业经营收入虚增
当应收账款占有大量流动资金时,将会加剧使公司陷入周转资金不足的沼泽。公司在赊销产品时,发出了存货,如果货款不能按时收回。长此以往就会严重影响公司流动资金的周转,使公司的货币资金严重短缺,进而影响公司的正常经营生存,严重的甚至还导致公司破产。
表1                临海伯利发灯饰有限公司应收账款变化情况
年份 销售收入 应收账款(万元) 应收账款负担率(%) 坏账损失(万元)
2006 381.494 125.023 32.77 1.795
2007 417.894 97.184 23.26 5.199
2008 459.313 77.331 16.84 0.088
2009 558.11 47.102 8.44 15.941
2010 839.107 48.939 5.83 0.491
临海伯利发灯饰有限公司近几年发生的坏账损失数目惊人(见表1),2006年发生的坏账损失有1.795万元,2007年和2009年,分别发生坏账损失为5.199万元和15.941万元,2010年为0.491万元。发生损失的这部分应收账款(或其他应收款)都形成于市场经济初期的九十年代,由于那时的市场不景气,为了促销,对用户信用状况和经营前景考察不足,造成了大量的赊销款,最后给公司造成了上亿元的损失。
(三)目前公司对应收账款定期账龄分析
账龄分析就是研究各应收账款账龄的结构,就是应收账款账龄余额占应收账款总计余额的比重,再据此编制应收账款账龄分析表。根据表中所反映出的信息,要对不同拖欠时间的账款及不同信用等级的客户采取不同的收账方法,按欠款的多少、难易程度的高低,可以采用先易后难,先重点后一般的办法回笼资金,防止坏账的发生。如表3:
表2                临海伯利发灯饰有限公司应收账款账龄分析表
应收账款账龄 客户数量 金额(万元) 比重(%) 备注
信用期内(设平均为60天) 50 4.5 47 日常管理
超过信用期1-120天 55 3.5 37 追踪调查
超过信用期121-180天 10 1.5 16 重点清收
应收账款总计 125 9.5 100  
从上表2和图1中可以得出, 临海伯利发灯饰有限公司的应收账款总额为9.5万元,有50家客户的4.5万元应收账款在信用期内,占总额的47%,此类客户的账龄较短,信用程度较高,不易发生坏账损失;有55家客户的3.5万元应收账款超过信用期1-120天,占总额的37%,公司应加大催款力度,实施追踪调查,督促使其尽早还款;有10家客户的1.5万元应收账款超过信用期121-180天,占总额的16%,这类应收账款的账龄较长,发生坏账损失的可能性很大,公司应进行重点清收。一般来说,账款逾期时间较短的,收回的可能性就越大,发生坏账损失的可能性也就越小;反之,回收的难度及其发生坏账损失的机率也就越大。
五、应收账款内部控制存在的问题
(一)应收账款缺乏管理
    根据理想的财务状况分析得出,企业速动资产的占50%最为合适,而应收账款在流动资产中占15%最为合适,由于临海伯利发灯饰制造有限公司的产品竞争力不足、市场份额小,导致其产品不断积压,失去了与其他公司竞争抗衡能力。所以该公司在解决产品积压的问题上,不得不用促销的方式销售产品,但同时也使也增加了应收账款的数量,从而造成公司受制于人,被客户牵着走。
由于该公司缺乏管理的力度,使得应收账款的数量只高不降,并且有逐年上涨的趋势。平常对应收账款的管理也仅仅只限于数量,而对应收账款的账龄,客户信用等级等资料没有进行相应的计算分析及合理利用,使得账龄超过三四年的应收账款仍然在“应收账款”中,而并没有进行提坏账准备。公司应收账款的迅速扩大,造成了资金的短缺,严重影响了公司的生存与发展。
表4:        临海伯利发灯饰制造有限公司应收账款情况           单位:元
年份 2006 2007 2008 2009 2010
应收账款总额 125023 97184 77331 47102 48939
应收账款增长率 -22.27% -20.43% -39.09% 3.90%
主营业务收入 381494 417894 459313 558110 839107
主营业务收入增长率 9.54% 9.91% 21.51% 50.35%
应收占主营业务收入比重 32.77% 23.26% 16.84% 8.44% 5.83%
从表4分析可得,临海伯利发灯饰制造有限公司的主营业务收入由2006年的381494元上升至2010年的839107元.增长率为119.95%;应收账款期末余额由2006年的125023元上升至2010年的48939元,增长率为-155.46%,说明应收账款存在着严重的问题。
表5:                  临海伯利发公司应收账款账龄分析
账龄分析 1年内 1-2年 2-3年 3年以上 合计
2008 50.21% 29.3% 15.74% 4.75% 100%
2009 31.14% 29.49% 22.71% 16.66% 100%
2010 17.44% 19.45% 29.02% 34.09% 100%
 
    从图2和表5的对比中,可以看出伯利发公司账龄的结构明显不合理,具体表现在以下两个方面:1.应收账款中一年内到期的应收账款数额占总应收账款的比例偏低,与同行业的竞争对手相比差距很遥远,而绝大数上市公司该比例通常保持在70%以上。2.一年以内应收账款数额占总账款比例有下降的趋势,2008年该比例为50.21%,2009年为31.14%,2010年为17.44%,并且一年以上,或者更准确地说三年以上的应收账款数额占总账款的比例有明显上升趋势。
(二)内部控制机制不健全
第一,临海伯利发公司因为了忽略应收账款管理中不相容职务分离的控制要求,因此并没有实行相应的分离措施、没有形成各司其职、各负其责、相互制约的工作体制。
第二,该公司缺乏授权审批控制制度,销售人员只考虑销售的业绩,忽略了对客户信用的判断,同时又因为没有相应的考核指标,造成较多的应收账款特别是逾期应收账款的产生。
第三,忽略了合同的签订。合同是以文字的形式明确规定买卖双方的权利以及义务关系的,是受法律保护的,因此签订合同是成为企业控制经营风险的手段之一。由于伯利发公司忽略了合同的签订及其执行,使得逾期的应收账款缺乏法律的支持,造成呆账以及死账发的生。所以合同的签订、管理应该要更加重视起来及其完善。
第四,会计监督薄弱。该公司还没有建立完善的定期清查制度以及应收账款管理制度,由于部分客户是长期不对账的,所以导致公司的账目混乱,发生作假现象,有的客户即便对了账,但因为没有合法有效的对账依据。
(三)信用销售前资信评估薄弱,信用政策制订缺乏科学性
目前,伯利发公司信用观念淡薄,缺乏规范的程序约束,信用销售前资信评估薄弱,大部分的信用销售往往取决于管理者的喜好,而并不是经过严格的规定、专业人员的调查、分析及评估,导致大量的应收账款不能按时收回、资金周转出现问题。公司在实行信用销售的时候,对赊销客户的资料搜集还不够全面,信用标准、条件设置还不是很合理,还有对部分客户追讨欠款的工作不给力。
(四)收账政策与销售人员的薪酬挂钩
该公司应收账款的规章制度还需要完善,为了提高经济效益,实行销售人员的薪酬与销售量挂钩。销售人员为了获得更多薪酬,会尽全力提高销售量,但过分关心销售任务的完成以及销售的返利,而完全忽视了后期应收账款的收回。还有就是一般情况下财务部门与销售部门没有有效进行沟通,使得核算与销售脱节。
六、企业内部控制对加强应收账款回收工作的解决办法
(一)警示应收账款账龄超期
如果应收账款延期时间越长,那么应收账款成为坏账的可能性也就越大,因此,临海伯利发灯饰制造有限公司应该要建立应收账款账龄的分析体系,重点关注那些处于准坏账的应收账款,对此要采取法律的收账手段,并调动公司相关部门给予一定关注及支持。
(二)完善赊销政策
    第一,完善对账制度。该公司应该按照业务量的大小、时间等对应收账款定期(一季度、半年、1年)进行对账并签章签名,作为有效的对账依据。财务部人员应该每月、每两个月或者每季度把滞期超过30天、60天和90天的应收账款的明细列出来,制成表格转交给销售部人员。销售部人员对应收账款发生的原因进行合理的解释,并提供有效的催款方案。如果在一定期限(1个月、2个月、3个月等) 内没有完成指标的,根据涉及金额的一定比例(如万分之几) 对相应的负责人进行处罚,用来作为业绩考评的依据。
    第二,完善收账制度。对确定不能收回的款项实行方向上的转移,从债务方那购回商品,实现以物抵债,也可以将应收账款改为应收票据。因为应收票据具有较强的追索权,并且可以在到期之前背书或者贴现,在一定程度上减少了坏账损失的风险。所以,在客户到期不能还货款时,公司可以要求其开出承兑汇票用以偿还应收账款,避免坏账损失的发生。伯利发在加强资产管理工作中,对债务人的进行了认真的调查,在第一时间取得了第一手资料,针对不同的情况采取了不同的措施,能够协商的就进行协商,不能够协商解决的,有法律诉讼价值的采取法律诉讼,对于那些没有资产或者单位已经撤销的采取调查取证后,才认定为坏账损失。
(三)客户资信管理的控制
客户的资信可以根据国际上惯用的“5C”进行评估及其判断。“5C”包含的具体内容有:一是character,就是客户履行付款义务的态度;二是capacity,就是客户的偿债能力;三是capital,就是客户的经济实力;四是collateral,就是客户能够的抵押的资产;五是condition,就是指可能会影响客户付款能力的各种外在因素。根据客户的信用等级,公司在营销时可以采用不同的营销策略及其结算方式。对信用等级较高的客户可以采用赊销的方式,根据信用的销售额度及期限进行有效的跟踪管理;对信用等级较差的客户可以采用现金或者承兑汇票来进行货款的结算,并严格要求款到发货。坚持该有的原则,可以避免呆账、坏账的形成。还要定期对客户的资信进行评审,对于经常开展业务的客户,要定期审核该客户的信用状况,对于那些资信不好的客户要进行重点锁定,避免因向这些客户发货而收不回款。接受那些不怎么活跃的客户新订单时,应该根据相关规定来执行,尽量避免不必要的风险。
(三)合理分工,不相容职务相分离
该公司因为规模及人员的限制,还不能做到专人专职,所以要抓应收账款的业务重点进行检查,按照“不相容职位相分离”的原则来规定应收账款相关岗位人员的权限,只有这样才能进行有效的内部牵制,进而实现内部控制制度的目标。除了客户信用的管理和销售合同的签订,应收账款的回收和有关会计的记录不能由同一个人担任,还要对那些关键的岗位进行定期的轮岗或者换岗,这样不仅能消除隐患,防止舞弊行为的发生,还能发现应收账款管理的漏洞。
(四)加强回款控制力度,层层落实责任
    公司在制定制度时,应该要把应收账款的管理也纳入在考核之中,也就是说除了销售、利润业绩,还要把回款也作为考核的指标,使其与销售人员的工资、奖金挂钩。还要与应收账款的管理联系起来,制定比较合理的应收账款奖罚制度,使得应收账款能够处于安全的范围之内。收账的工作也需要层层细分,要根据“谁销售,谁收款”的原则将货款的收回分配到个人身上,对于回款工作干得好的销售人员给予一定的奖励,只有这样才能充分调动销售人员的积极性以及创造性,并且提高应收账款的回收率。
    公司应该还要组织销售人员与财务人员的回款技术培训,使他们能够了解回款意识,并学会相应的追款技巧,从而使得应收账款能够及时收回。增强销售人员的原则意识,除了要与客户保持良好的业务关系,还要坚守公司制定的相关政策。
(七)加强部门联系,实现信息共享
    该公司应该要加强财务部、销售部、人力资源部,各部门之间的有关应收账款信息资料的共享,让财务部按照应收账款延迟的时间、金额,计算出应收账款的成本,使得人力资源部在计算销售部人员的提成、贯彻执行应收账款管理制度时,能够提供较准确的考核数据。
参考文献
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