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当前档案收集工作存在的问题及对策

来源:未知 作者:admin 日期:2017-02-22 访问次数:

       当前档案收集工作存在的问题及对策
【摘要】
    本文首先介绍如何正确把握档案的特点;然后在此基础之上,分析了如何实现档案的实时性收集管理,其中主要包括采用更先进的技术和设备、使收集管理机构更加科学合理等;最后介绍了档案收集管理网站在现代档案收集工作中的应用,提出了改善档案收集管理网站建设的对策,其中主要包括强调服务核心、完善基础规划等。希望本文的研究,能够为我国档案收集管理工作的顺利开展提供一定的理论依据。
关键词    档案;特点;收集;管理
 
引言
    随着我国社会经济的飞速发展,各行业的发展进程也越来越快,在整个国民经济中占据了重要地位。而档案收集管理在各行业建设中同样起到了关键作用,因此随着信息时代的到来,人们越来越重视对档案进行科学高效地收集管理。并且,随着现代各种技术手段的不断增加,所涉及到的信息也越来越丰富,因而档案的数量也在不断增加。所以为了能够通过合理的档案收集管理来促进各行业发展,必须做好档案的收集管理工作,而对档案收集管理方面进行研究也就具有重要的经济意义。
1 正确把握档案的特点
1.1 数量逐渐增多,急需高素质专业人才
    随着现在人们对档案越来越重视,纸质档案需要保存在专门的档案室中,并应该做好防潮工作,此外,还应该充分利用多媒体技术、计算机技术做好电子档案的收集管理。而正是因为业内对档案收集管理的要求越来越高,所以如果缺乏较高的相关知识水平以及专业素质,则无法充分保障档案的收集管理效率。因此,目前的档案收集管理工作需要更多的高素质专业人才来进行。
1.2 信息的查找较为困难
    造成档案查找较为困难这一特点的主要原因有两个:首先是档案本身的特点所致,因为档案很多都包含有图纸,所以不少档案收集管理者都还是采用的手工检索的方式来进行查找,所以其查找效率就相对较低;其次,随着各行业建设中技术创新越来越多,许多与现代科技相结合的技术手段不断被运用到实际建设当中,所以涉及到的水利水电科技档案数量也就越来越多,这在一定程度上给档案的查找带来了困难。正是因为档案查找困难这一特点,所以现代档案收集管理对实现机器检索的需求越来越大,通过机器检索,不仅能够减少档案收集管理者的工作量,还能极大地提高信息的查找效率和准确性。
1.3 需要利用先进科学技术,实现信息实时化收集管理
    工程设计文件是档案的主要构成,其中包含了设计报告、图纸等相关技术资料,正是因为这类档案在内容上的繁琐性,所以给档案的高效收集管理带来了一定的困难。如果无法对档案实现信息实时化收集管理,那么必然对信息的查找检索带来极大不便。而现代科技的高速发展,为档案的实时化收集管理打下了坚实的基础。比如,现在不论是拍照摄影、复印还是计算机录入等,都可以被运用到水利水电信息保存当中,而非一直按照传统纸质文档收集管理的方式来进行相关信息收集管理。通过将先进科学技术运用到档案实时化收集管理当中,除了能够让信息的保存方式更加多样以外,也能为后期的查找带来方便,从而形成真正意义上的实时化收集管理,工作人员查找自己需要的档案资料往往只需要几分钟。
2 对档案实行实时性收集管理
2.1 采用更先进的技术和设备
    要想实现档案的实时性收集管理,有效提高档案信息的保存以及查找效率,那么与时俱进地将计算机技术等现代化技术手段运用到档案收集管理工作是必不可少的。相比传统纸质档案,通过计算机来保存的电子档案具有非常多的优势:首先,电子档案不仅有效节约了保存档案所需的空间,而且还能实现长久储存;此外,在需要调取档案时,通过计算机保存的档案信息更容易检索,查找更加方便。所以,随着科学技术的进步,档案收集管理也应该不断采取更加先进的技术和设备来实现档案信息的实时性高效收集管理,比如许多档案收集管理者都开始通过光盘等媒介来存储档案信息,并且也有了专门的档案收集管理软件,比如亚马逊开发的筑业水利水电工程资料收集管理软件。
2.2 使收集管理机构更加科学合理
    为了使档案收集管理工作更加标准规范,其收集管理机构的设置也应该更科学合理。收集管理机构应该对每位档案收集管理人员各自的职责进行明确的划分,使他们做到各司其职。此外,在档案收集管理人员上岗之前,也应该对其进行一定的培训,并严格要求他们在档案法的规定之下来开展档案收集管理工作。此外,在资源的配置上面,收集管理机构应该做到科学合理,不能过于冗杂,这样既浪费了资源,又对档案收集管理工作效率产生了负面影响。
2.3 提高档案收集管理人员的知识水平和专业素质
档案收集管理人员在档案收集管理中扮演了重要角色,档案收集管理工作能否顺利进行在很大程度上依赖于收集管理人员自身的水平高低。因此,为了使档案收集管理更加科学高效,实现实时化收集管理来满足现代各行业建设的需要,必须进一步提高档案收集管理人员的知识水平以及专业素质。首先,在聘用档案收集管理员时,应该做好面试工作,筛选出技术能力过硬的人才进行录取;其次,应该适当对现有的档案收集管理员进行定期的相关培训,因为目前随着不断有新的科技手段被运用到档案收集管理之中,所以档案收集管理的技术手段更新也是比较快的,通过定期进行相关培训,能够让档案收集管理人员在知识技术上保持与时俱进。

3.改善档案收集管理网站建设的对策

    随着现代计算机技术以及互联网技术的飞速发展,档案的收集管理也逐渐开始实现信息化。通过科学合理地建设档案收集管理网站,那么必定能使档案收集进程向前迈进一大步。本文主要从强调服务核心、完善基础规划、提高人员素质和加强与用户沟通四个方面提出应对措施:

3.1强调服务核心

    档案收集管理网站作为一个以用户为中心的服务平台,一定要时刻强调自己的服务核心,即“以人为本”,不管是网站的内容还是相关的服务上面,都应该充分为用户考虑。档案收集管理网站的用户主要分为三大部分,一是档案方面从业者,二是档案的利用者,三是普通民众。如何在网站的建设上,协调好这三者的关系,保证这三方面用户都能有一个良好的使用体验,是档案收集管理网站建设者应该重点考虑的问题。如果出现一些矛盾或者技术上的困难,那么应该首先考虑普通民众的使用感受,因为档案收集管理网站作为面向普通民众开放的半公益性平台,而普通民众作为用户中的大部分群体,他们对网站的方便使用应该得到首要保障。
    此外,在档案收集管理网站的相关服务上面,也应该强调以用户为中心这一意识,网站的建设首先以查找档案提供便利这一目的为出发点。

3.2完善基础规划

    档案建设的基础,包括了两方面,即硬件设施方面和人员布置方面。首先是硬件设施方面,这里涉及到服务器租用、数据库建立、检索系统、网页设计等等,加强这方面的建设,可以有效提高当前我国档案收集管理网站的硬件水平,在检索准确度不够、网站响应缓慢、网站运行不稳定等问题上面,均能得到有效改善。再者是相关工作人员布置方面,档案收集管理网站管理者应该加强对档案基层人员的培训,包括网站制作、维护等人才的聘用,还有负责网站日常维护、内容更新等工作人员的布置,这些相关人员的合理安排,是档案收集管理网站长期稳定运行的重要保障之一。

3.3提高人员素质

    档案收集管理网站相关工作人员素质主要包含专业素质和服务态度两方面。一个硬件设施良好,制作精美的档案收集管理网站,如果长期缺乏高素质专业人才的维护,没有一个良好的服务态度,那也是经不住用户考验的。工作人员的安排上面,应该考虑的问题主要有以下两个:
   (1)日常维护人员的安排。网站的日常维护主要涉及网站内容的更新和网站的美化。档案收集管理网站的信息内容质量好坏,直接影响到查阅用户的体验,信息过于陈旧甚至根本查询不到大多数用户想要查询的信息,则必然导致网站的用户流失和访问量的下降。因此,在网站内容的更新上面,应该让更为专业的档案工作人员进行,且这些人员还需要懂的基本的网站维护知识。此外,档案收集管理网站的版面通常在经过较长时间后,就要考虑改版的问题,新的版面往往是用户感到眼前一亮,能够更加吸引用户,所以,如何做好网站的日常美化和改版工作,也需要专业的工作人员来进行;
   (2)安全防护人员的安排。除了日常维护,安全维护也是档案收集管理网站日常工作的一部分。档案的数字信息安全是档案收集管理网站能够正常运行的前提,网络安全是基于互联网技术建设起来的档案收集管理网站应该重点考虑的问题之一。而保护档案收集管理网站信息的数据安全,需要从存储、系统和网络三面同步进行,这样的安全维护,离不开相关专业工作人员的参与。所以,在档案收集管理网站的安全防护上面,上级管理者应该科学管理下级人员的权限,即使是合法的用户,也应该有严格的访问控制。此外,还应加强相关工作人员在专业技术上的培训,尽量保证网站的安全维护,有较高专业素质的人才参与。

3.4加强与用户沟通

    针对当前众多档案收集管理网站与用户之前存在的交流不足,供需之间存在矛盾,即网站提供的内容和服务,不一定是大多数用户需要的,这一问题的解决需要档案收集管理网站加强与广大用户的沟通。主要途径可以采用网上问卷调查、设置网站的留言窗口、信息反馈窗口等,例如上海档案信息网就曾在网上通过调查征求用户对网站改版的意见,这类措施都是档案收集管理网站与用户形成良好沟通的有效方法,值得我国目前大多数档案收集管理网站借鉴。
    在设置了供用户留言、提出意见的反馈窗口后,如何处理用户发来的看法、建议,也是我国许多档案收集管理网站应该考虑的问题。对用户的反馈信息回应较慢,是许多档案收集管理网站的一个通病。通常一个用户的问题或者建议,要等许久才能得到答复,甚至得不到答复。档案收集管理网站如果长期以这样的低效率处理用户的反馈,那么必将打击众多用户对网站提建议的积极性,这对网站后期的发展和留住用户都是不利的。因此,档案收集管理网站尚需提高相关人员对用户反馈信息的处理效率。
 
总结
    档案在整个各行业建设工作中都扮演了重要角色,通过科学有效地档案收集管理手段,不仅能够减少档案收集管理人员的工作量,还能大大提高档案的收集管理和调用效率。此外,随着我国计算机技术与互联网技术的飞速发展,也应该重视档案收集工作的信息化建设,其中档案收集管理网站的建设是非常关键的一点,通过档案网站的建设,不仅方便了档案收集管理人员对档案进行收集管理,也大大方便了用户查找和调取档案。总的说来,档案收集管理只有真正做到与时俱进,才能满足现代化建设的需要。
 
参考文献
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