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浅析水利水电档案的实时性管理方法

来源:未知 作者:admin 日期:2017-02-13 访问次数:

浅析水利水电档案的实时性管理方法
 
【摘要】
    本文首先介绍如何正确把握水利水电档案的特点;然后在此基础之上,分析了如何实现水利水电档案的实时性管理,其中主要包括采用更先进的技术和设备、使管理机构更加科学合理等。希望本文的研究,能够为我国水利水电档案管理工作的顺利开展提供一定的理论依据。
关键词    水利水电档案;特点;实时性管理
 
引言
    随着我国社会经济的飞速发展,水利水电工程的建设进程也越来越快,在整个国民经济中占据了重要地位。而档案管理在整个水利水电事业建设中同样起到了关键作用,因此随着信息时代的到来,人们越来越重视对水利水电档案进行科学高效地管理。并且,随着现代水利水电施工中各种技术手段的不断增加,所涉及到的信息也越来越丰富,因而水利水电档案的数量也在不断增加。所以为了能够通过合理的档案管理来促进水利水电建设事业,必须做好水利水电档案的管理工作,而对水利水电档案管理方面进行研究也就具有重要的经济意义。
1 正确把握水利水电档案的特点
1.1 数量逐渐增多,急需高素质专业人才
    随着现在人们对水利水电档案越来越重视,纸质档案需要保存在专门的档案室中,并应该做好防潮工作,此外,还应该充分利用多媒体技术、计算机技术做好电子档案的管理。而正是因为业内对水利水电档案管理的要求越来越高,所以如果缺乏较高的相关知识水平以及专业素质,则无法充分保障水利水电档案的管理效率。因此,目前的水利水电档案管理工作需要更多的高素质专业人才来进行。
1.2 信息的查找较为困难
    造成水利水电档案查找较为困难这一特点的主要原因有两个:首先是水利水电档案本身的特点所致,因为水利水电档案很多都包含有图纸,所以不少档案管理者都还是采用的手工检索的方式来进行查找,所以其查找效率就相对较低;其次,随着水利水电建设中技术创新越来越多,许多与现代科技相结合的技术手段不断被运用到实际建设当中,所以涉及到的水利水电科技档案数量也就越来越多,这在一定程度上给档案的查找带来了困难。正是因为水利水电档案查找困难这一特点,所以现代水利水电档案管理对实现机器检索的需求越来越大,通过机器检索,不仅能够减少档案管理者的工作量,还能极大地提高信息的查找效率和准确性。
1.3 需要利用先进科学技术,实现信息实时化管理
    工程设计文件是水利水电档案的主要构成,其中包含了设计报告、图纸等相关技术资料,正是因为这类档案在内容上的繁琐性,所以给档案的高效管理带来了一定的困难。如果无法对水利水电档案实现信息实时化管理,那么必然对信息的查找检索带来极大不便。而现代科技的高速发展,为水利水电档案的实时化管理打下了坚实的基础。比如,现在不论是拍照摄影、复印还是计算机录入等,都可以被运用到水利水电信息保存当中,而非一直按照传统纸质文档管理的方式来进行相关信息管理。通过将先进科学技术运用到水利水电档案实时化管理当中,除了能够让信息的保存方式更加多样以外,也能为后期的查找带来方便,从而形成真正意义上的实时化管理,工作人员查找自己需要的档案资料往往只需要几分钟。
2 对水利水电档案实行实时性管理
2.1 采用更先进的技术和设备
    要想实现水利水电档案的实时性管理,有效提高档案信息的保存以及查找效率,那么与时俱进地将计算机技术等现代化技术手段运用到水利水电档案管理工作是必不可少的。相比传统纸质档案,通过计算机来保存的电子档案具有非常多的优势:首先,电子档案不仅有效节约了保存档案所需的空间,而且还能实现长久储存;此外,在需要调取档案时,通过计算机保存的档案信息更容易检索,查找更加方便。所以,随着科学技术的进步,水利水电档案管理也应该不断采取更加先进的技术和设备来实现档案信息的实时性高效管理,比如许多档案管理者都开始通过光盘等媒介来存储档案信息,并且也有了专门的水利水电工程档案管理软件,比如亚马逊开发的筑业水利水电工程资料管理软件。
2.2 使管理机构更加科学合理
    为了使水利水电档案管理工作更加标准规范,其管理机构的设置也应该更科学合理。管理机构应该对每位档案管理人员各自的职责进行明确的划分,使他们做到各司其职。此外,在档案管理人员上岗之前,也应该对其进行一定的培训,并严格要求他们在档案法的规定之下来开展水利水电档案管理工作。此外,在资源的配置上面,管理机构应该做到科学合理,不能过于冗杂,这样既浪费了资源,又对档案管理工作效率产生了负面影响。
2.3 提高档案管理人员的知识水平和专业素质
    档案管理人员在水利水电档案管理中扮演了重要角色,档案管理工作能否顺利进行在很大程度上依赖于管理人员自身的水平高低。因此,为了使水利水电档案管理更加科学高效,实现实时化管理来满足现代水利水电建设的需要,必须进一步提高档案管理人员的知识水平以及专业素质。首先,在聘用档案管理员时,应该做好面试工作,筛选出技术能力过硬的人才进行录取;其次,应该适当对现有的档案管理员进行定期的相关培训,因为目前随着不断有新的科技手段被运用到档案管理之中,所以水利水电档案管理的技术手段更新也是比较快的,通过定期进行相关培训,能够让档案管理人员在知识技术上保持与时俱进。
总结
    水利水电档案在整个水利水电建设工作中都扮演了重要角色,通过科学有效地档案管理手段,不仅能够减少档案管理人员的工作量,还能大大提高档案的管理和调用效率。水利水电档案管理只有真正做到与时俱进,才能满足现代化建设的需要。
 
参考文献
[1] 任亚莉.浅谈计算机在我所档案管理工作中的辅助作用[A].陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编(上册)[C],2010.
[2] 王信功.电子文件的产生及其对档案管理的影响[A].西部大开发科教先行与可持续发展——中国科协2010年学术年会文集[C],2010.
[3] 王灯.如何正确理解档案管理与利用的理论思考[A].贵州省档案学会纪念建党90周年学术交流会论文集[C],2011.


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